Migliorare le performance aziendali con il benchmarking

A volte mi sembra di essere un pazzo quando parlando con gli imprenditori e i professionisti del territorio parlo di KPI e benchmarking e vedo le loro espressioni.

Eppure le persone sanno che quello che conta è la strategia, sanno che bisogna definire una proposta di valore, sanno che esistono dei fattori critici di successo e sanno benissimo che ci sono degli indicatori di performance che gli possono consentire di semplificare la gestione dell’azienda.

Eppure lo fanno in pochi.

Vediamo di supportarli. Iniziamo.

Che cosa è un Key Performance Indicator?

Un Key Performance Indicator (KPI) è un indicatore chiave di prestazioni per un’attività che è fondamentale per il successo aziendale. Banalmente: se avete un albergo un indicatore può essere il tasso di occupazione complessivo delle camere.

Se volete approfondire nel post che riporto qui sotto parlo nel dettaglio dei KPI

Che cosa è il Benchmarking?

Il benchmarking è un metodo per migliorare le prestazioni in modo sistematico e logico misurando e confrontando le prestazioni con quelle degli altri e quindi utilizzando le lezioni apprese per apportare miglioramenti mirati. Si tratta di rispondere alle domande:

  • “Chi si comporta meglio nel mio settore?”
  • “Perché sono migliori?”
  • “Quali azioni dobbiamo adottare al fine di migliorare le nostre prestazioni?”

All’interno dei miei post sottolineo spesso delle domande che banalmente possono sembrare stupide, ma non sottovalutate il potere delle domande, il più delle volte nelle aziende ci sono due problemi rilevanti: nessuno controlla il capo e nessuno si pone domande.

Che cosa è un benchmark?

E’ un punto di riferimento, è “il migliore della classe” per la performance globale ottenuta o per un processo/attività specifica, è una prestazione che è stato realizzata nella realtà e può essere utilizzata per stabilire obiettivi di miglioramento.

Tipi di benchmarking

Il benchmarking può essere eseguito nei confronti di qualsiasi azienda/startup/organizzazione che si ritiene essere la migliore in quell’ambito o in quella specifica operazione. Un lavoro di benchmarking completo coinvolgerà non solo la raccolta e il confronto dei dati, ma includerà gli studi per scoprire i motivi di prestazioni superiori (e quando si tratta di dati qualitativi e non quantitativi sono cazzi).

Bisogna fare attenzione a selezionare il set corretto di dati. Quando un’organizzazione intenda effettuare studi di analisi comparativa, può farlo in uno dei tre modi:

  • Interno –> un confronto tra operazioni interne come ad esempio un sito produttivo contro un altro all’interno della stessa azienda. Le grandi aziende hanno spesso molte analisi comparative che dovrebbero mirare a portare il livello complessivo della prestazione di tutta la società a livello dell’attuale migliore. Inadatto per le PMI
  • Competitivo –> un confronto contro una concorrente diretta per il tipo di prodotto/ servizio. Questo fornirà i dati e le informazioni su ciò che i concorrenti stanno realizzando. E’ ovviamente più difficile e complessa da realizzare.
  • Generico –> Un confronto tra funzioni aziendali o processi, indipendentemente dal settore o paese in cui opera l’altra azienda.

I benefici del Benchmarking

I principali vantaggi per le aziende sono:

  • Concentrare gli sforzi di miglioramento sui fattori critici di successo
  • Assicura che gli obiettivi di miglioramento sono basati su qualcosa che qualcuno ha già raggiunto, in pratica, elimina la tentazione di dire “non si può fare”.
  • Fornisce la fiducia sulle prestazioni della propria azienda in confronto con le migliori.

Come svolgere un benchmarking di successo

Gli ingredienti principali per il successo (come nella maggior parte dei problemi di gestione) sono:

  • Una chiara comprensione di ciò che deve essere migliorato e perché. Questa analisi è di solito la responsabilità del titolare o dei dirigenti. Il benchmarking deve allinearsi con gli obiettivi dell’azienda se si vuole avere successo.
  • Un’attenta selezione dell’azienda con cui ci si confronta.
  • Una chiara comprensione delle ragioni per cui c’è un gap sulle prestazioni.
  • Creazione di obiettivi che sono al contempo ambizioso e realizzabili con ragionevole sforzo.
  • La volontà di cambiare e adattarsi in base ai risultati del benchmark.
  • Persistenza! I risultati non saranno né rapidi, né facili. Se vi piace ragionare a breve termine lasciate perdere.

I cinque passaggi chiave nel processo di benchmarking sono:

  • Piano: Stabilire chiaramente cosa deve essere migliorato, assicurarsi che sia importante per voi e per i vostri clienti e determinare la metodologia di raccolta dei dati da utilizzare.
  • Analisi:Raccogliere i dati e determinare il divario di prestazioni attuale contro un concorrente, contro “il settore” o internamente e identificare le ragioni della differenza.
  • Azione: Sviluppare e implementare piani di miglioramento e gli obiettivi di prestazione.
  • Revisione:Monitorare le prestazioni rispetto agli obiettivi di performance stabiliti.
  • Ripetizione: Ripetere l’intero processo. L’analisi comparativa deve diventare un’abitudine se siete veramente orientati al miglioramento continuo.

Quali sono le insidie ​​per il successo Benchmarking?

  • Non iniziate con troppi fattori. Selezionare due o tre aree chiave e quindi aggiungere gradualmente altri fattori nel corso del tempo.
  • Non sprecate il tempo di benchmarking in cose che sono solo belle da sapere ma inutili a livello funzionale. Ogni confronto dovrebbe mirare a migliorare le prestazioni dei fattori critici di successo dell’azienda.
  • La mancanza di precisione in ciò che viene misurato.
  • Rinunciare troppo presto.
  • Non riuscire a cambiare gli obiettivi di benchmarking se le priorità dell’organizzazione cambiano.

Ora che sapete come si svolge un benchmarking sta a voi decidere se metterlo in pratica o lasciarvi trascinare dagli eventi.

Oggi alle aziende non manca la voglia di lavorare, non mancano le competenze, manca la strategia (e i clienti che pagano puntuali).

Good luck and see you soon.

Se vuoi ottenere risultati che non hai mai ottenuto devi fare cose che non hai mai fatto

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Emanuele Giacomella
Management Consultant
Dal 2008 mi dedico alle startup, sia innovative che tradizionali.
In quell'anno il mio primo progetto relativo al carsharing elettrico fu un flop pazzesco ma durante gli anni ho affinato le tecniche e al termine della laurea magistrale un progetto sulla realtà aumentata applicata al settore turistico mi ha dato grandi soddisfazioni, tanto che l'ho messo nero su bianco nella mia tesi.
Da allora ne ho sviluppate diverse e nei settori più disparati, dalle caffetterie fino alla "morte digitale", riportando successi clamorosi e fallimenti dolorosi.
Quello che ho imparato, in termini di business planning, marketing, management organizzativo e finanziamenti agevolati, durante questo breve cammino, lo utilizzo per aiutare aspiranti startupper e gli imprenditori che ragionano come tali.

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