Uno strumento semplice per gestire i progetti: Il diagramma di Gantt

un-modo-semplice-per-gestire-i-progetti_-il-diagramma-di-ganttQuando devo scrivere un post generalmente parto sempre dai casi concreti che sto sviluppando per lavoro, da domande che mi vengono poste o da suggerimenti e piccole “richieste d’aiuto” che mi vengono fatte.

In questo caso questo post nasce da una “richiesta d’aiuto” che mi ha fatto un’amica che doveva presentare un progetto e doveva articolarlo in modo chiaro e strutturato utilizzando una metodologia consolidata, semplice ed efficace: il diagramma di Gantt.

Ma procediamo per gradi.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre usato per illustrare graficamente la pianificazione di un progetto che comprende alcune tappe e che non è dettagliato come un CPM (Critical Path Method, ovvero “metodo del percorso critico”, un altro tools di project management ma più articolato) completo.

Esso comprende normalmente data inizio / data di fine delle attività e una sintesi delle attività stesse di un progetto, il limite è dato dalla eccessiva semplificazione che esclude generalmente la possibilità di includere le risorse umane o materiali nella struttura. Le attività sono generate da quello che viene di solito chiamato work breakdown structure (WBS), ovvero la scomposizione della struttura di un progetto specifico.

Il diagramma di Gantt serve come strumento per mostrare lo stato delle attività pianificate e aggiornarle utilizzando “sfumature” per evidenziare le attività complete. Particolarmente utile risulta l’utilizzo del diagramma per evidenziare la relazione tra le attività attuali e quelle precedenti e risulta essere la forma più semplice di pianificazione di un progetto.

Un diagramma di Gantt è quindi lo strumento giusto se si sta cercando di fornire una panoramica generale sulla pianificazione del progetto senza però fornire particolari dettagli.

I vantaggi del diagramma di Gantt

Anche se semplice nella sua composizione, un diagramma di Gantt offre i seguenti vantaggi:

  • Rappresenta le fasi e le attività di un progetto in modo visuale ed estremamente semplice;
  • Può essere utile per indicare i punti critici del progetto con evidenziazioni, contorni in grassetto o colori delle barre;
  • Un diagramma di Gantt aggiornato aiuta a gestire il progetto e gli eventi che accadono fuori dalla pianificazione;
  • Un banale software per computer è in grado di semplificare il processo di creazione e aggiornamento di un diagramma di Gantt;
  • Non avete bisogno di un software dedicato (e costoso) per costruire un diagramma di Gantt in quanto può essere facilmente preparato utilizzando Excel o un software simile.

Quali sono gli svantaggi del diagramma di Gantt

Ovviamente non è tutto “tarallucci e vino”, il diagramma di Gantt può anche avere alcune limitazioni e potrebbe non essere utili in alcune circostanze. Ci sono un paio di questioni da valutare:

  • Un diagramma di Gantt non è raccomandato per definire simultaneamente sia le chiavi di analisi del lavoro sia le attività da pianificazione;
  • Quando il progetto ha più di 30 attività non è lo strumento migliore, meglio concentrarsi sul mettere insieme un CPM strutturato.
  • Non è utile se l’obbiettivo è quello di visualizzare informazioni estese sul progetto.
  • Non rappresenta la complessità di un progetto.
  • Le barre orizzontali dei diagrammi di Gantt possono travisare le reali esigenze di risorse umane/materiali di un progetto.

La prossima questione ovviamente sarà….

Quando utilizzare i diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono usati da professionisti, da aziende e da startup. Principalmente devono essere utilizzati nelle seguenti circostanze:

  • Per comunicare un piano o lo stato di un progetto;
  • Per monitorare le attività all’interno di un progetto;
  • Quando dovete mettere insieme una semplice proposta per un progetto;
  • Per indicare la sequenza e la durata delle attività o di processi specifici di un progetto;
  • Per dimostrare che le attività attuali dipendono dal completamento delle attività precedenti;
  • Quando dovete presentare un’opportunità ad un investitore e dovete relazionare le attività in modo chiaro.

Come costruire un diagramma di Gantt

La procedura di base deve essere seguita per costruire un diagramma di Gantt è la seguente:

  1. Identificare i passi o le attività necessarie per completare il progetto.
  2. Identificare le milestones all’interno del progetto.
  3. Identificare il tempo previsto necessario per completare ogni singola attività.
  4. Identificare la sequenza di attività e l’ordine di precedenza (in sequenza temporale) dei compiti.
  5. Disegnare un asse temporale orizzontale sul fondo.
  6. Selezionare una scala di tempo adeguata a rappresentare la lunghezza dei compiti.
  7. Disegnare una colonna sul lato sinistro; annotare ogni attività e milestones del progetto nel loro corrispondente ordine di avanzamento.
  8. Attività o milestones che si verificano in un determinato momento le rappresento utilizzando un simbolo (generalmente un diamante) sotto il giorno/periodo in cui l’attività deve accadere.
  9. Le attività che si verificano nel corso di un determinato periodo di tempo le rappresento disegnando barre orizzontali, o un rettangolo vuoto a partire dal primo giorno in cui l’attività avrà luogo.
  10. Il diagramma di Gantt è completo.
  11. Riempire progressivamente il diamante o il rettangolo per evidenziare che quella determinata attività è in corso e descrivere quindi la percentuale di realizzazione.
  12. Utilizzare un marcatore verticale per identificare la data odierna e monitorare l’avanzamento del progetto.

Considerazioni finali

I diagrammi di Gantt possono anche essere elaborati con dettagli aggiuntivi che mostrano dettagli come la quantità di tempo stimato per svolgere ogni attività e quella effettiva, quante risorse sono necessarie per completare ogni attività e/o la persona che è responsabile dell’esecuzione dell’attività. Il diagramma di Gantt trasmetterà una chiara idea a tutti in azienda su ciò che deve essere fatto per completare un progetto specifico e promuoverà un processo di pianificazione sano e costruttivo che eviterà di farvi impazzire.

Cosa aspettate? Ora tocca a voi.

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Emanuele Giacomella
Management Consultant
Dal 2008 mi dedico alle startup, sia innovative che tradizionali.
In quell'anno il mio primo progetto relativo al carsharing elettrico fu un flop pazzesco ma durante gli anni ho affinato le tecniche e al termine della laurea magistrale un progetto sulla realtà aumentata applicata al settore turistico mi ha dato grandi soddisfazioni, tanto che l'ho messo nero su bianco nella mia tesi.
Da allora ne ho sviluppate diverse e nei settori più disparati, dalle caffetterie fino alla "morte digitale", riportando successi clamorosi e fallimenti dolorosi.
Quello che ho imparato, in termini di business planning, marketing, management organizzativo e finanziamenti agevolati, durante questo breve cammino, lo utilizzo per aiutare aspiranti startupper e gli imprenditori che ragionano come tali.

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